Checklista för Nyanställda – Så Möter Du Nya Krav på Introduktion

Du vet redan att en gedigen onboarding är avgörande. Men med det ökande distansarbetet och förändrade samarbetsformer ställs ännu högre krav på hur vi introducerar nya medarbetare. Säkerställ att dina nya kollegor får en bra start på jobbet med hjälp av vår praktiska checklista för nyanställda!

Introduktionen spelar en central roll både för verksamheten och för den nya medarbetaren. Det sätter ramarna för kandidatens upplevelse och kan vara avgörande för produktiviteten. Organisationer med en välstrukturerad onboardingprocess kan öka produktiviteten med upp till 70%. En framgångsrik introduktion minskar också personalomsättningen med 82% och hjälper till att undvika kostsamma felrekryteringar. Det finns därför goda skäl att förbättra och anpassa introduktionen av nyanställda!

Vad bör ingå i en introduktion – från början till slut?

Framtidens arbetsliv kräver flexibilitet. Distansarbetare och frilansare är en del av den nya verkligheten, och som arbetsgivare behöver du en strategi som sträcker sig över dessa gränser. Utforma därför din onboarding så att den passar både distans- och kontorsarbete.

Din introduktionsplan bör vara tydlig och välgenomtänkt. Förutom grundläggande information som arbetsuppgifter, digitala verktyg och företagets verksamhet är det viktigt att fokusera på den sociala aspekten. Att börja ett nytt jobb hemifrån skiljer sig markant från att träffa kollegor dagligen i lunchrummet eller vid fikabordet. Se därför till att inkludera sociala möten i planeringen.

Du har även en viktig roll när det kommer till uppföljning med den nyanställda. Genom dessa samtal kan du få värdefull feedback på vad som fungerar bra och vad som kan förbättras i introduktionen. Vilka delar kanske har fallit bort? Hur kan du hjälpa medarbetaren framåt? Lär av erfarenheterna och förbättra introduktionsplanen kontinuerligt!

Din Checklista för Introduktion av Nya Medarbetare

1. 1. Förberedelser innan den nyanställda börjar
      • Håll kontakten med medarbetaren från signering av kontrakt till startdatum.
      • Klargör förväntningarna inför den nya medarbetarens ankomst. Vilket material behöver medarbetaren för att förbereda sig? Vem ska medarbetaren kontakta vid frågor?
      • Utvärdera rekryteringsprocessen och identifiera medarbetarens behov baserat på testresultat och insikter.
      • Informera tidigt om eventuella förändringar eller omständigheter som kan påverka det dagliga arbetet.
      • Skapa en tydlig introduktionsplan och justera den utifrån den nyanställdas specifika behov.
      • Använd olika former av informationsmaterial, som filmer och presentationer, för att variera inlärningen.
      • Dela upp onboardingprocessen i flera steg för att underlätta introduktionen.
      • Planera möten med kollegor som medarbetaren kommer att samarbeta med.
      • Boka in introduktioner i systemen och en genomgång av rollen.
      • Skapa en utbildningsplan i god tid om det behövs.
      • Se till att alla system och utrustning fungerar. Ha en handbok tillgänglig för att hjälpa medarbetaren felsöka vid behov.
      • Utse en mentor eller fadder som kan vägleda den nya medarbetaren.
      • Informera teamet om den nyanställda, så att medarbetaren får en varm välkomst.
   2. 2. Under introduktionsprocessen
         • Uppmuntra den nyanställda att ställa frågor och skapa en lärande kultur där nyfikenhet värderas.
         • Be den nya medarbetaren att vara uppmärksam på strukturen och kulturen inom företaget. Deras externa perspektiv kan ge värdefull insikt.
         • Låt medarbetaren samla sina frågor och ta upp dem under introduktionsprocessen.
         • Följ upp regelbundet för att säkerställa att den nyanställda får det stöd som behövs, särskilt om medarbetaren arbetar på distans.
      3. 3. Vanliga misstag att undvika under introduktionen
            • Säkerställ att medarbetarens förväntningar och behov beaktas för att onboardingprocessen ska bli relevant.
            • Diskutera introduktionen med teamet och den nyanställda vid första mötet för att klargöra förväntningarna.
            • Var lyhörd för behoven hos mer erfarna medarbetare som kan ha olika krav på stöd och ledarskap.
            • Ge extra stöd till nyanställda som kan vara osäkra och tveka att ställa frågor.
            • Anpassa onboardingprocessen så att den inte blir överväldigande och fokusera på relevanta ämnen.

Vad händer om introduktionen inte genomförs effektivt?

En bra onboardingprocess leder till ökad produktivitet, lägre personalomsättning och ett starkare arbetsgivarvarumärke. Om introduktionen misslyckas finns risken att medarbetaren väljer att avsluta sin anställning eller att det uppstår frustration, vilket förlänger startsträckan. En trygg och självgående medarbetare når snabbare sina mål och bidrar mer effektivt till verksamheten. Med andra ord är introduktionen ett effektivt verktyg för att maximera en medarbetares potential och hjälpa dem att bidra positivt till företaget!